הנהלת חשבונות לחברות

בחברה פעילה עוברים מדי חודש מסמכים רבים: לקוחות, ספקים, בנקים, כרטיסי אשראי ולעיתים גם שכר. כשהמידע מגיע בחלקים או בלי הסבר, קשה לראות אילו פעולות הושלמו ואילו דורשות בירור. שגרת הנהלת חשבונות מסודרת מחברת בין התנועות לבין האסמכתאות שלהן.

מוטי שיים מלווה חברות בתחום הנהלת החשבונות ומסייע לבנות דרך עבודה ברורה. כבר בתחילת ההתקשרות מגדירים מי מעביר מסמכים, מי מאשר נתונים ואיך מתאמים את החומר עם רואה החשבון של החברה לצורך עבודתו.

למי השירות מתאים?

לחברות הזקוקות להנהלת חשבונות שוטפת, לחברות בתחילת פעילות ולמנהלים שרוצים לצמצם חוסרים וחוסר ודאות בתהליך העברת החומר. היקף הטיפול מותאם לאופי הפעילות, למערכות החברה ולחלוקת העבודה הקיימת.

מה עושים במסגרת הליווי?

מגדירים את מקורות המידע ואת הבדיקות הנדרשות, מרכזים מסמכי הכנסה והוצאה ומבררים תנועות לא מזוהות. בהתאם להתקשרות, העבודה יכולה לכלול התאמות בנקים וכרטיסים, מעקב חשבונאי אחר לקוחות וספקים וריכוז חומר לתקופות הדיווח.

• תיאום שיטת העברת המסמכים מתוך המערכות הקיימות.
• רישום ותיעוד תנועות החברה על בסיס החומר שנמסר.
• בירור פערים בין תנועה כספית למסמך תומך.
• הכנת בסיס נתונים מסודר להמשך הטיפול המקצועי.

חלוקת אחריות שמונעת פערים

הנהלת החברה אחראית למסירת מידע מלא ולאישור עובדות העסקה. הנהלת החשבונות מסדרת ורושמת את המידע בהתאם לחומר ולהנחיות. כאשר נדרשת ביקורת או חתימה של רואה חשבון, זהו תפקיד נפרד המתואם מול רואה החשבון המוסמך.

השירות המוצג כאן הוא הנהלת חשבונות וליווי בתחום המס. שירותי ביקורת וחתימה על דוחות כספיים מתואמים בנפרד עם רואה חשבון מוסמך. הגדרה ברורה של האחריות מאפשרת להעביר חומר בצורה יעילה ולזהות בזמן מי צריך להשיב על כל שאלה.

כך מתחילים לעבוד יחד

1. ממפים את הפעילות. מבינים את מקורות המידע ואת צוות החברה.
2. קובעים חלוקת עבודה. מסכמים מה נמסר, מי מאשר ואיך מתבצעות השלמות.
3. מנהלים תהליך רציף. מרכזים חומר, בודקים פערים ומתאמים את ההמשך עם הגורמים הרלוונטיים.

מה כדאי להכין?

הרשימה הבאה היא נקודת פתיחה. לאחר היכרות עם הפעילות נחדד אילו מסמכים נחוצים למקרה שלך, ונקבע כיצד להעביר אותם למשרד.

• פרטי החברה ומורשי הקשר לצורך הטיפול.
• מסמכי הכנסות, ספקים ודפי בנק לתקופה הרלוונטית.
• נתונים ממערכות הגבייה, הסליקה והנהלת החשבונות הקיימות.
• יתרות פתיחה ודוחות קודמים בעת מעבר.
• פרטי הגורם המטפל בביקורת ובדוחות הכספיים.

שאלות שחוזרות בשיחה

האם אפשר לעבוד לצד רואה החשבון הקיים של החברה?

כן. מגדירים יחד את חלוקת האחריות ואת אופן העברת החומר כדי שכל גורם יוכל לבצע את חלקו.

האם השירות כולל טיפול בשכר?

אפשר לשלב טיפול בשכר במסגרת שירות שהיקפו מוגדר בנפרד. כדאי לציין בשיחת ההיכרות כמה עובדים מועסקים ומה נדרש.

מה חשוב לבדוק לפני מעבר הנהלת חשבונות?

שהחומר הקודם, יתרות הפתיחה ומצב הדיווחים ידועים, ושיש דרך מוסכמת לקבלת הנתונים והמסמכים מהמערכת הקודמת.